Quotation กับ Invoice ใช้ต่างกันเมื่อใด และควรส่งเอกสารไหนก่อน

ก่อนตกลงงาน: ใช้ Quotation จัดกรอบข้อเสนอ

ระบุรายการ ปริมาณ ราคา ระยะเวลายืนราคา กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขชำระ และสิ่งที่ไม่รวมให้ชัด ลูกค้าจะได้เปรียบเทียบข้อเสนอและยืนยันขอบเขตก่อนเริ่มงาน

ถ้ามี VAT หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ควรบอกสถานะและเงื่อนไขตั้งแต่ใบเสนอราคา แต่อย่าเลือกสถานะภาษีจากความเคยชินโดยไม่ตรวจผู้ขายและรายการ

หลังตกลงงาน: ใช้ Invoice แจ้งยอดชำระ

นำรายการที่อนุมัติแล้วมาอ้างอิงใน Invoice และปรับเฉพาะส่วนที่ตกลงเปลี่ยน ตรวจเลขเอกสาร วันที่ครบกำหนด ยอด Invoice และยอดสุทธิหลัง WHT ให้ผู้จ่ายเห็นความสัมพันธ์ของตัวเลข

หากมีมัดจำ งวดงาน หรือเปลี่ยนจำนวน ควรระบุให้ตรวจย้อนกลับได้ ไม่ควรคัดลอกยอดจาก Quotation โดยไม่ทบทวนเหตุการณ์หลังอนุมัติ

เอกสารไหนไม่ใช่อะไร

Quotation ไม่ใช่หลักฐานรับเงิน และ Invoice จากเครื่องมือไม่กลายเป็นใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จโดยอัตโนมัติ ชื่อเอกสาร รายละเอียดบังคับ และหน้าที่ทางภาษีต้องตรวจแยกตามกรณี